L’Ombudsman a examiné une plainte concernant des réunions tenues par le Conseil d’administration scolaire du Greater Essex County District School Board. La plainte alléguait que la décision du Conseil scolaire d’interdire temporairement aux membres du public d’assister aux réunions du Conseil d’administration en personne contrevenait au paragraphe 207(1) de la Loi sur l’éducation et au paragraphe 6(1) du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions), pris en application de la Loi sur l’éducation. La plainte rapportait également que pendant les séances à huis clos tenues les 6 et 20 juin 2023, le Comité plénier avait discuté de la possibilité d’interdire aux membres du public d’assister aux réunions du Conseil d’administration en personne, et alléguait que ces discussions n’entraient peut-être pas dans les exceptions relatives aux réunions à huis clos de la Loi sur l’éducation.
L’Ombudsman a conclu que les discussions tenues à huis clos les 6 et 20 juin 2023 par le Comité plénier sur la limitation de la participation aux réunions en personne entraient dans les exceptions relatives aux réunions publiques prévues dans la Loi sur l’éducation. En outre, il a établi que le Conseil scolaire avait limité la participation aux réunions en personne de façon temporaire en raison de problèmes de sécurité. Après avoir instauré un plan de sécurité, le Conseil scolaire a autorisé de nouveau les gens à assister à ses réunions en personne, comme l’exige le paragraphe 6(1) du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions).
Enquête sur une plainte à propos de réunions tenues par le Greater Essex County District School Board
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
Juin 2024
Plainte
1 Mon Bureau a reçu une plainte concernant des réunions tenues par le Conseil d’administration scolaire (le « Conseil d’administration ») du Greater Essex County District School Board (le « Conseil scolaire »). Selon la plainte, la décision du Conseil scolaire d’interdire temporairement aux membres du public d’assister aux réunions du Conseil d’administration en personne était une infraction au paragraphe 207(1) de la Loi sur l’éducation[1] et au paragraphe 6(1) du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions), pris en application de la Loi sur l’éducation.
2 La plainte allègue aussi que lors des réunions à huis clos des 6 et 20 juin 2023, le Comité plénier (le « Comité ») a envisagé d’interdire la participation en personne des membres du public aux réunions du Conseil d’administration, et que ces discussions n’entraient peut-être pas dans les exceptions relatives aux réunions à huis clos prévues par la Loi sur l’éducation.
3 Mon enquête m’a permis de conclure qu’en raison de problèmes de sécurité, le Conseil scolaire avait limité la présence en personne aux réunions entre le 14 juin 2023 et le 19 septembre 2023. Après avoir instauré un plan de sécurité, il a autorisé de nouveau les gens à assister à ses réunions en personne, comme l’exige le paragraphe 6(1) du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions).
4 Mon enquête m’a aussi permis d’établir que les discussions à huis clos sur la limitation de la participation en personne tenues par le Comité aux réunions des 6 et 20 juin 2023 relèvent des exceptions relatives aux réunions publiques de la Loi sur l’éducation.
Compétence de l’Ombudsman
5 L’Ombudsman de l’Ontario exerce une surveillance sur des centaines d’organismes du secteur public, notamment les organismes du gouvernement provincial, les municipalités et les universités financées par les fonds publics. Depuis le 1er septembre 2015, mon Bureau a le pouvoir de mener des enquêtes et des examens sur les plaintes concernant la conduite administrative des conseils scolaires, y compris les réunions tenues par un conseil d’administration scolaire ou ses comités. Pour en savoir plus sur mes décisions et mes interprétations des règles des réunions publiques de la Loi sur l’éducation, veuillez consulter le www.ombudsman.on.ca/ce-que-nous-faisons/sujets/education/enquetes-et-examens-reunions-de-conseils-scolaires.
6 Le mandat de l’Ombudsman prévoit aussi l’examen des plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’établissement, et sur l’offre de services en français en application de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus les organismes relevant de notre Bureau : www.ombudsman.on.ca/portez-plainte/champ-de-surveillance.
7 En outre, mon Bureau enquête sur les réunions à huis clos de plus de la moitié des 444 municipalités de l’Ontario. En tant qu’enquêteur provincial par défaut pour ces réunions, il doit déterminer si une municipalité a respecté ou non les exigences de réunions publiques de la Loi de 2001 sur les municipalités[2].
8 Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions municipales à huis clos. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Bien que les exigences des réunions publiques de la Loi sur les municipalités diffèrent de celles de la Loi sur l’éducation, les conseils scolaires peuvent consulter le recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil.
Processus d’enquête
9 Le 11 septembre 2023, mon Bureau a avisé le Conseil scolaire de son intention d’enquêter sur cette plainte.
10 Mon Bureau a examiné les passages pertinents des règles de gouvernance du Conseil scolaire, les notes personnelles d’un(e) membre du personnel du Conseil scolaire, la correspondance pertinente et le site Web du Conseil scolaire. Nous avons également examiné les ordres du jour, les rapports et les procès-verbaux des séances publiques et à huis clos tenues les 6 et 20 juin 2023.
11 Nous avons interviewé les dix membres[3] du Conseil d’administration scolaire[4], la surintendante des affaires scolaires et trésorière du Conseil scolaire, l’actuelle directrice de l’éducation et l’adjointe de direction de la directrice de l’éducation. Nous avons aussi parlé avec la directrice de l’éducation de l’année scolaire 2022-2023 (l’« ancienne directrice de l’éducation »).
12 Mon Bureau a obtenu une pleine coopération dans cette affaire.
Mode de participation
13 La plainte alléguait que le Conseil scolaire avait interdit aux membres du public d’assister aux réunions du Conseil d’administration en personne entre le 14 juin 2023 et le 19 septembre 2023.
Renseignements généraux
14 Le Conseil d’administration a l’habitude de tenir ses réunions dans la salle de son immeuble administratif, qui appartient au Conseil scolaire. Les membres du public peuvent généralement assister à ces réunions en personne depuis la tribune du public ou en direct sur YouTube.
15 Selon les médias, des membres du public se seraient prononcé(e)s contre la « politique sur l’identité et l’expression de genre » du Conseil scolaire lors de réunions[5]. Cette politique prévoit qu’une école ne doit pas communiquer l’identité de genre ni le nom et les pronoms d’usage choisis par un(e) élève aux parents ou aux tuteur(trice)s de l’élève sans le consentement de celui(celle)-ci[6].
16 Les personnes interviewées ont informé mon Bureau qu’à la fin de 2022, on avait commencé à voir des comportements de plus en plus préoccupants : certaines personnes criaient, faisaient des commentaires désobligeants, lançaient des objets et faisaient des menaces de mort contre des membres du personnel du Conseil scolaire et des membres du Conseil d’administration scolaire, y compris pendant les réunions du Conseil d’administration et du Comité. Certaines des personnes interviewées, notamment la présidente du Conseil d’administration scolaire, ont dit à mon Bureau qu’en raison de ces comportements, il était difficile pour le Conseil d’administration de maintenir l’ordre aux réunions et que les conseillers, le personnel du Conseil scolaire, les élèves et les membres du public avaient dit ne pas se sentir en sécurité.
17 L’actuelle directrice de l’éducation et la vice-présidente qui était en poste lors de ces réunions ont informé mon Bureau qu’aux alentours de mai 2023, le Conseil scolaire avait embauché un(e) agent(e) de sécurité supplémentaire chargé(e) d’assister aux réunions en raison de ces comportements perturbateurs.
18 Le 14 juin 2023, le Conseil scolaire a annoncé publiquement sur son site Web et sur sa page Facebook que jusqu’à nouvel ordre, la participation en personne aux réunions du Conseil d’administration se limiterait dès maintenant au personnel et aux conseillers, et que les membres du public pourraient assister à ces réunions en direct sur YouTube. L’annonce précisait que le Conseil scolaire avait pris cette décision afin de « ...permettre au personnel et aux membres du Conseil d’administration de mener leurs travaux lors des réunions ordinaires de façon rapide et ordonnée et en toute sécurité. »
19 Les personnes interviewées ont expliqué à mon Bureau que le Conseil scolaire avait mis ces mesures en place pour la période allant du 14 juin 2023 au 19 septembre 2023 afin d’assurer la sécurité du personnel, des conseillers, des élèves et des membres du public dans la salle du conseil.
20 Peu après cette décision, la vice-présidente du Conseil d’administration en poste à l’époque et une autre conseillère ont déclaré publiquement que des personnes s’étaient senties menacées lors de précédentes réunions[7].
21 L’ancienne directrice de l’éducation, la surintendante des affaires scolaires et trésorière ainsi que la présidente du Conseil d’administration ont toutes cité à mon Bureau les obligations du Conseil scolaire énoncées dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail[8] pour justifier la décision du Conseil d’administration de limiter la participation en personne aux réunions.
22 L’ancienne directrice de l’éducation de même qu’un conseiller ont également fait référence à la déclaration de la Commission ontarienne des droits de la personne sur l’augmentation récente de la violence ciblant les représentant(e)s du secteur de l’éducation[9], et la présidente du Conseil d’administration a mentionné une lettre similaire publiée par le Conseil ontarien des directions de l’éducation[10].
23 La présidente, la vice-présidente en poste à l’époque et l’actuelle directrice de l’éducation ont indiqué à mon Bureau que le Conseil scolaire était au courant de la disposition du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions), pris en application de la Loi sur l’éducation (le « Règlement »), qui exige que le Conseil d’administration et ses comités permettent aux membres du public d’assister à toutes les réunions en personne. Toutefois, ont-elles expliqué, le Conseil scolaire avait jugé nécessaire de faire passer la sécurité publique avant le Règlement.
24 À l’été 2023, le Conseil scolaire, en consultation avec la police locale, a élaboré un plan de sécurité et instauré d’autres mesures de sécurité pour les réunions du Conseil d’administration. Le plan de sécurité a été présenté au Conseil d’administration lors d’une réunion extraordinaire tenue le 11 septembre 2023. À cette réunion, les membres ont voté en faveur de la reprise de la participation du public en personne à partir du 19 septembre 2023. Alors que le plan de sécurité était en cours d’élaboration et en voie d’approbation, le Conseil d’administration et ses comités ont tenu, entre le 14 juin 2023 et le 19 septembre 2023, plusieurs réunions auxquelles le public ne pouvait pas assister en personne, mais pouvait le faire en ligne.
25 Après la réunion du 11 septembre 2023, la vice-présidente du Conseil d’administration en poste à l’époque a publiquement déclaré que deux conseillers avaient reçu des menaces de mort, dont une menace de fusillade, avant la fermeture de la tribune aux membres du public[11].
26 Les personnes interviewées ont raconté à mon Bureau qu’une manifestation avait eu lieu à l’extérieur de l’immeuble administratif du Conseil scolaire le 20 septembre 2023, et que pendant celle-ci, une fenêtre de la salle de réunion privée du Conseil d’administration avait été cassée et qu’une ou plusieurs personnes avaient déféqué à l’extérieur de l’immeuble, à la vue des bureaux des membres du personnel. Malgré cela, le Conseil d’administration a continué à autoriser les membres du public à assister aux réunions en personne.
Analyse
27 Le Conseil scolaire a cité ses obligations aux termes de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (la « LSST ») pour justifier sa décision de limiter temporairement la présence du public en personne à ses réunions.
28 L’alinéa 25(2)h) de la LSST précise qu’un employeur doit prendre toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour assurer la protection du(de la) travailleur(euse). La Commission des relations de travail de l’Ontario a expliqué que cette disposition [Traduction] « [...] ratisse très large et pourrait surpasser d’autres dispositions réglementaires ou s’y ajouter, puisqu’il est impossible d’anticiper toutes les circonstances possibles de chacun des lieux de travail en Ontario, qui sont fort diversifiés[12]. »
29 Le paragraphe 2(2) de la LSST prévoit en outre que « [l]es dispositions de la présente loi et des règlements l’emportent sur les dispositions d’autres lois générales ou spéciales. » Le Commission des relations de travail de l’Ontario a affirmé ceci [Traduction] : « En définitive, ce que la [LSST] exige, c’est un équilibre entre le risque de préjudice et la capacité d’exercer les fonctions publiques et privées requises[13]. »
30 Selon la Loi sur l’éducation, toutes les réunions d’un conseil d’administration scolaire et de ses comités sont publiques, sous réserve des exceptions prévues[14].
31 Le paragraphe 6(1) du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions), pris en application de la Loi sur l’éducation, prévoit ceci :
La salle de réunion du conseil ou d’un de ses comités, selon le cas, est ouverte de façon à permettre aux membres du public d’assister en personne à chaque réunion du conseil ou du comité en question.
32 En mars 2020, le Règlement a été modifié par l’introduction d’exceptions à l’obligation de présence physique aux réunions, mais aucune ne s’applique aux réunions tenues les 6 et 20 juin 2023[15].
33 La Cour d’appel de l’Ontario a affirmé qu’un conseil scolaire a le pouvoir de réglementer ses réunions pour garantir [Traduction] « […] la bonne conduite de toutes les personnes y participant » et empêcher les comportements qui [Traduction] « […] nuiraient à l’efficacité de la réunion et […] à une discussion libre et sans frein[16]. »
34 Dans un récent rapport adressé au Near North District School Board, j’ai conclu qu’un comité du conseil d’administration avait tenu des réunions en ligne sans qu’il soit possible pour le public d’y assister en personne. Contrairement à la présente affaire, mon Bureau n’avait trouvé aucune preuve comme quoi des problèmes de sécurité justifiaient la limitation de la participation en personne aux réunions du comité. J’ai statué que ces réunions n’étaient pas conformes aux exigences du paragraphe 6(1) du Règlement[17] et qu’elles étaient contraires à la loi aux termes de l’alinéa 21(1)a) de la Loi sur l’ombudsman[18].
35 Mon Bureau a reçu une autre plainte similaire, selon laquelle le Durham District School Board avait temporairement limité la participation en personne aux réunions en raison de comportements de plus en plus préoccupants à l’égard des membres du personnel et des conseillers. Dans une lettre adressée au conseil scolaire, j’ai reconnu qu’après avoir revu ses protocoles de sécurité et instauré d’autres mesures de sécurité, le conseil scolaire avait autorisé de nouveau les gens à assister à ses réunions en personne, dans le respect des exigences de réunions en personne du Règlement[19].
36 En ce qui concerne le présent cas, on a informé mon Bureau que les comportements perturbateurs menaçaient la sécurité et l’ordre des réunions du Conseil d’administration scolaire. Le Conseil scolaire a limité la participation en personne aux réunions jusqu’à ce qu’il puisse instaurer un plan de sécurité. Les membres du public ont toutefois été en mesure d’assister en direct à toutes les réunions du Conseil d’administration, en ligne. Nous n’avons reçu aucune plainte alléguant que les membres du public n’avaient pas eu accès à ces réunions électroniques.
37 Après avoir mis en œuvre un plan de sécurité, le Conseil scolaire a permis de nouveau la présence physique aux réunions à compter du 19 septembre 2023. Je félicite le Conseil scolaire pour les mesures qu’il a prises à cette fin, dans le respect des exigences de réunions en personne du Règlement.
Réunion du 6 juin 2023
38 La plainte alléguait que durant une séance à huis clos tenue le 6 juin 2023, le Comité plénier avait discuté de la possibilité de limiter la participation en personne aux réunions, et que ces discussions n’entraient peut-être pas dans les exceptions relatives aux réunions à huis clos prévues dans la Loi sur l’éducation.
39 Le Conseil d’administration scolaire a tenu une réunion dans la salle de l’immeuble administratif du Conseil scolaire le 6 juin 2023, à 17 h 30. Après l’adoption de l’ordre du jour de la réunion par le Conseil d’administration scolaire, le Comité plénier s’est retiré à huis clos.
40 Lors de son examen, mon Bureau a constaté que le Comité avait discuté de limiter la présence en personne aux réunions à l’occasion d’un rapport verbal fait par la présidente du Conseil d’administration et pendant la période de questions des conseillers.
Rapport de la présidente
41 Selon le procès-verbal de la séance à huis clos, la présidente du Conseil d’administration a présenté un bref rapport oral qui a mené le Comité à adopter une résolution limitant la participation en personne aux réunions du Conseil d’administration. Dans son rapport, la présidente mentionnait que les conseillers et les membres du personnel avaient exprimé des inquiétudes quant à leur sécurité lors des réunions du Conseil d’administration.
42 Un conseiller a ensuite affirmé que les élèves aux diverses identités ne se sentaient pas en sécurité aux réunions. Un autre conseiller a suggéré que le Conseil d’administration détermine les raisons pour lesquelles les parents avaient exprimé de « fortes émotions » dans la salle de réunion, tandis qu’un(e) autre membre a fait remarquer que de nombreuses personnes présentes dans la tribune n’étaient pas des parents d’élèves du Conseil scolaire.
43 Les personnes interviewées ont indiqué à mon Bureau que des membres avaient dit se sentir en danger et menacées lors des réunions du Conseil d’administration. En particulier, deux conseillers ont déclaré avoir reçu des menaces de mort, y compris une menace de fusillade.
44 Selon le procès-verbal de la réunion, il a été noté que la diffusion en direct permettait au public d’observer les réunions, et que le Conseil d’administration devait respecter le Code des droits de la personne de l’Ontario. Le Comité a mentionné que les personnes présentes dans la tribune de la salle du conseil n’étaient pas en sécurité, et que d’autres organismes, comme des municipalités et des commissions des services policiers, avaient remplacé la participation physique du public à leurs réunions par une participation virtuelle.
45 Une motion a été présentée pour fermer la tribune de la salle de réunion et continuer à permettre aux membres du public d’assister aux réunions en ligne. Le Comité a discuté de cette motion et de la nature des problèmes auxquels le Conseil d’administration était confronté. On a ensuite modifié la motion en ajoutant qu’elle serait réexaminée dans six mois, et la résolution a finalement été adoptée. Le Comité a alors discuté de la manière dont cette décision serait communiquée au public et précisé que la tribune serait fermée tant pour les réunions du Conseil d’administration que pour celles du comité permanent.
Période de questions des conseillers
46 Selon le procès-verbal de la séance à huis clos, les élèves conseillers ont ensuite quitté la réunion, et, conformément à sa pratique habituelle, le Conseil d’administration a poursuivi le huis clos pour offrir aux conseillers la possibilité de traiter de questions portant sur cinq sujets : la sécurité, les renseignements personnels, les biens, les négociations et les litiges actuels ou éventuels.
47 D’après le procès-verbal de la réunion, le Comité a discuté, en ce qui concerne le sujet de la « sécurité », de la question de savoir si le Conseil d’administration voulait [Traduction] « troquer la sécurité contre la réputation du Conseil d’administration ». Le procès-verbal mentionne qu’un conseiller craignait qu’en limitant l’accès physique du public aux réunions, les parents en viennent à [Traduction] « protester et retirer leurs enfants de notre Conseil ». Les personnes interviewées nous ont dit que ces déclarations constituaient essentiellement une tentative de revoir et d’annuler la précédente décision du Comité de fermer la tribune du public. Un(e) autre membre a rappelé à ce conseiller qu’une résolution visant à fermer la tribune du public avait déjà été adoptée. Il(elle) a aussi fait valoir que les membres du public pouvaient assister aux réunions grâce aux diffusions en direct et qu’ils(elles) avaient la possibilité de contacter directement les conseillers, les surintendances et la directrice de l’éducation.
48 Trois des personnes interviewées ont indiqué à mon Bureau que le Comité avait également discuté de diverses manifestations, notamment de celle qui devait avoir lieu à l’extérieur de l’immeuble administratif du Conseil scolaire pendant la réunion du Conseil d’administration du 20 juin 2023. Toutefois, la majorité des personnes interviewées ne se souvenaient pas d’avoir discuté de manifestations pendant cette réunion, et ce sujet ne figurait pas dans le procès-verbal de la réunion.
49 Le Comité plénier a ensuite examiné d’autres questions non liées à la plainte reçue par mon Bureau, puis est retourné en séance publique. Le Conseil d’administration a alors adopté une résolution visant l’adoption du [Traduction] « point H.4 du rapport de la présidente », présenté au Comité à huis clos, à savoir la résolution de fermer la tribune du public. Le Conseil d’administration scolaire a ensuite discuté de divers autres points en séance publique avant de lever la réunion à 22 h 15.
Analyse
50 Le paragraphe 207(1) de la Loi sur l’éducation précise que toutes les réunions d’un conseil d’administration scolaire et de ses comités doivent être ouvertes au public. Cependant, le paragraphe 207(2) prévoit que les réunions d’un comité d’un conseil, y compris d’un comité plénier, peuvent être tenues à huis clos quand l’objet de la question à l’étude porte sur un des points suivants :
a) la sécurité des biens du conseil;
b) la divulgation de renseignements privés, personnels ou financiers qui concernent un(e) membre du conseil ou du comité, un(e) employé(e) ou un(e) employé(e) éventuel(le) du conseil, ou un(e) élève, son parent ou son(sa) tuteur(trice);
c) l’acquisition ou l’aliénation d’un emplacement scolaire;
d) des décisions relatives aux négociations avec les employé(e)s du conseil;
e) des litiges qui touchent le conseil.
51 Une réunion d’un conseil d’administration scolaire ou d’un de ses comités se tient également à huis clos quand la question devant y être étudiée porte sur une enquête en cours menée en vertu de la Loi sur l’ombudsman à propos du conseil[20].
Exception relative à la sécurité des biens du Conseil
52 L’alinéa 207(2)a) de la Loi sur l’éducation autorise la tenue d’une réunion à huis clos lorsque l’objet de la question à l’étude porte sur la sécurité des biens d’un conseil. La Loi sur l’éducation ne définit pas le terme « sécurité » pour l’application de cette disposition.
53 En contexte municipal, le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée[21] (le « CIPVP ») et mon Bureau[22] ont conclu que l’exception relative à la sécurité des biens de la municipalité devait être interprétée dans son sens ordinaire. L’expression s’applique donc à la protection des biens contre toute perte ou tout dommage physique, tels que le vandalisme ou le vol, et à la protection de la sécurité du public relativement à ces biens, mais non aux discussions sur des renseignements de nature délicate[23]. En outre, mon Bureau a constaté que « [l]’exception s’applique en fonction du sujet discuté, et non des ramifications potentielles d’une discussion de ce sujet en public[24]. »
54 Le CIPVP a décidé que pour que s’applique cette exception prévue par la Loi sur l’éducation, un conseil scolaire doit établir a) qu’il est propriétaire du bien concerné, qu’il soit corporel ou incorporel; et b) que la question à étudier est la sécurité de ce bien, à savoir la prise de mesures visant à prévenir la perte ou l’endommagement de ce bien[25]. Il a également déclaré que cette exception [Traduction] « ...semble avoir été pensée pour permettre aux conseils d’administration de se réunir à huis clos lorsqu’une séance publique pourrait mettre en péril leurs biens corporels ou incorporels[26]. »
55 Comme mentionné plus haut, le Conseil scolaire est propriétaire de l’immeuble administratif où le Conseil d’administration tient ses réunions. Durant le rapport de la présidente, des conseillers ont parlé du sentiment d’insécurité et des menaces ressentis lors des réunions dans l’immeuble administratif, et deux conseillers ont mentionné les menaces de mort lancées contre eux. Le Comité a ensuite discuté d’une motion visant à fermer la tribune du public. La plupart des personnes interviewées nous ont dit que la résolution avait été adoptée afin d’assurer la sécurité des membres du personnel, des conseillers, des élèves et des membres du public dans la salle du conseil.
56 De plus, les personnes interviewées ont informé mon Bureau que les discussions engagées pendant la période de questions du Comité menée à huis clos, où un conseiller a demandé à limiter la participation en personne aux réunions, se rapportaient à la décision précédente du Comité de fermer la tribune du public.
57 Par conséquent, les discussions du Comité sur la limitation de la participation physique aux réunions entrent dans l’exception relative à la sécurité des biens du Conseil. Ces discussions portaient sur des problèmes de sécurité et sur la protection de la sécurité publique dans la salle du conseil de l’immeuble administratif.
Réunion du 20 juin 2023
58 La plainte alléguait également que lors d’une séance tenue à huis clos le 20 juin 2023, le Comité plénier avait discuté de la possibilité de limiter la participation en personne aux réunions, et que ces discussions ne relevaient peut-être pas des exceptions relatives aux réunions à huis clos prévues par la Loi sur l’éducation.
59 Le Conseil d’administration scolaire a tenu une réunion dans l’immeuble administratif du Conseil scolaire le 20 juin 2023, à 17 h. Les membres du public n’ont pas pu assister à cette réunion en personne.
60 Les médias locaux ont rapporté que plus d’une centaine de personnes avaient manifesté à l’extérieur de l’immeuble administratif pendant cette réunion[27].
61 Après avoir adopté l’ordre du jour de la réunion, le Comité plénier a adopté une résolution pour se retirer à huis clos.
62 Lors de son examen, mon Bureau a établi que le Comité avait discuté de la question de la présence en personne aux réunions à plusieurs reprises pendant le huis clos : à l’occasion d’un rapport oral de la présidente du Conseil d’administration, lors d’une discussion sur les affaires découlant du procès-verbal de la séance à huis clos du 6 juin 2023 et à deux moments distincts pendant la période de questions des conseillers.
Rapport de la présidente
63 Selon le procès-verbal de la séance à huis clos, la présidente du Conseil d’administration scolaire a fait un rapport verbal qui comportait entre autres des détails sur la décision du Comité de limiter la participation en personne aux réunions.
64 Plus précisément, le procès-verbal indiquait que dans la seconde moitié de son rapport, la présidente s’était dite inquiète de ce que des informations provenant du huis clos précédent aient pu être discutées publiquement, soulignant que plusieurs conseillers avaient répondu à des demandes de renseignements concernant la décision du Comité de limiter la présence en personne aux réunions. La présidente a rappelé aux conseillers qu’ils n’avaient pas le droit de faire part de leurs opinions ou sentiments concernant les discussions à huis clos. La présidente a indiqué à mon Bureau que l’objectif du rapport était de rappeler aux conseillers leurs obligations de confidentialité.
Affaires découlant du procès-verbal de la réunion précédente
65 Le Comité a par la suite approuvé le procès-verbal de la séance à huis clos du 6 juin 2023 et discuté des affaires découlant du procès-verbal, y compris la décision du Comité du 6 juin de fermer la tribune du public.
66 Une motion a ensuite été présentée, à la réunion du 20 juin 2023, en vue d’instaurer un plan de sécurité [Traduction] « ...pour protéger à la fois le personnel, les conseillers et les membres du public qui assistent à la réunion du Conseil d’administration et pour le mettre en œuvre d’ici la première réunion ordinaire du Conseil d’administration, en septembre. »
67 L’auteur(e) de la motion a discuté de la résolution initiale de la réunion du 6 juin, faisant valoir que le Conseil d’administration avait besoin de définir clairement les mesures qu’il prenait pour créer un environnement sécuritaire et élaborer un plan de sécurité.
68 Le Comité a ensuite parlé des personnes qui participeraient à l’élaboration du plan de sécurité, ainsi que de l’échéancier et du processus de mise en œuvre. Les personnes interviewées ont expliqué à mon Bureau que le Comité avait délibéré sur la question de savoir si oui ou non il fallait fermer la tribune au public, de la durée de cette fermeture et du processus de réouverture. D’après le procès-verbal, il a été noté que le plan de sécurité devrait être dressé dès que possible en raison des problèmes de sécurité persistants.
69 Un conseiller nous a indiqué que le Comité avait discuté de ses attentes générales concernant les mesures de sécurité à prévoir dans le plan, y compris les modifications physiques à apporter à l’immeuble et les changements dans le personnel. Il a aussi précisé que le Comité avait identifié les endroits dans l’immeuble administratif où la sécurité des conseillers pourrait être menacée.
70 En outre, une membre du personnel a rapporté à mon Bureau que le Comité avait parlé des manifestations qui se déroulaient à l’extérieur de l’immeuble administratif pendant cette réunion, et que cela avait mené à une discussion sur les procédures et protocoles de sécurité existants du Conseil scolaire.
71 Le Comité a ensuite adopté la résolution et examiné d’autres questions sans lien avec la plainte reçue par notre Bureau.
Période de questions des conseillers
72 Selon le procès-verbal de la séance à huis clos, les élèves conseillers ont ensuite quitté la réunion, et, conformément à sa pratique habituelle, le Conseil d’administration a poursuivi le huis clos pour offrir aux conseillers la possibilité de traiter de questions portant sur cinq sujets : la sécurité, les renseignements personnels, les biens, les négociations et les litiges actuels ou éventuels.
73 D’après le procès-verbal de la réunion, le Comité a discuté, en ce qui concerne le sujet de la « sécurité », de la question de savoir si le Conseil d’administration tiendrait ou non une réunion extraordinaire avant la première réunion ordinaire prévue en septembre afin d’approuver un plan de sécurité.
74 Les personnes interviewées nous ont indiqué que le Comité avait discuté de l’échéancier et du processus d’élaboration, d’approbation et d’instauration du plan de sécurité. Le Comité a par la suite convenu que la tribune du public resterait fermée jusqu’à ce que le plan de sécurité soit mis en œuvre.
75 Une motion a été proposée en vue de prévoir une réunion extraordinaire du Conseil d’administration où la résolution précédente concernant la fermeture de la tribune du public pourrait être annulée, et le plan de sécurité, approuvé. Cette motion a été rejetée, et il a été mentionné que la tribune du public resterait fermée et que le plan de sécurité serait présenté aux conseillers à la réunion du 19 septembre 2023.
76 Le Comité a ensuite examiné une question relative aux « litiges actuels ou éventuels », soit celle de savoir si le Conseil scolaire avait sollicité un avis juridique relativement à la fermeture de la tribune du public.
77 L’examen de mon Bureau a révélé que pendant cette partie de la réunion, l’ancienne directrice avait insisté sur le fait que le Conseil scolaire devait prioriser la sécurité lors des réunions. Elle a aussi souligné que le Conseil scolaire avait déjà annoncé publiquement que la tribune du public serait fermée pour la réunion en cours, et que mon Bureau pourrait intervenir dans cette affaire.
78 Le Comité est revenu en séance publique à 19 h 10. Peu après, le Conseil d’administration scolaire a adopté une résolution pour adopter le « point D.1 », traité à huis clos par le Comité plénier. Il a ensuite délibéré sur divers autres points en séance publique avant de lever la réunion à 20 h 35.
Analyse
Exception relative à la sécurité des biens du Conseil
79 Comme il a été mentionné, l’alinéa 207(2)a) de la Loi sur l’éducation autorise la tenue d’une réunion à huis clos lorsque l’objet de la question à l’étude porte sur la sécurité des biens d’un conseil.
80 En contexte municipal, tant le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée[28] que mon Bureau[29] ont conclu que l’expression s’appliquait à la protection des biens contre toute perte ou tout dommage physique, tels que le vandalisme ou le vol, et à la protection de la sécurité du public relativement à ces biens. Le CIPVP a aussi déclaré que cette exception [Traduction] « ...semble avoir été pensée pour permettre aux conseils d’administration de se réunir à huis clos lorsqu’une séance publique pourrait mettre en péril leurs biens corporels ou incorporels[30]. »
81 Comme mentionné plus haut, le Conseil scolaire est propriétaire de l’immeuble administratif où le Conseil d’administration tient ses réunions. Lorsqu’elle a fait son rapport, la présidente a fait remarquer que plusieurs conseillers avaient répondu à des demandes de renseignements concernant la décision du Comité de limiter la présence en personne aux réunions, et leur a rappelé leurs obligations de confidentialité.
82 Lors des échanges du Comité sur les affaires découlant du procès-verbal de la séance à huis clos du 6 juin 2023, le Comité a examiné une proposition de motion visant à élaborer un plan de sécurité. La motion énonçait expressément qu’elle avait pour objectif de protéger le personnel du Conseil scolaire, les conseillers et les membres du public lors des réunions du Conseil d’administration, qui ont lieu dans la salle du conseil de l’immeuble administratif.
83 Un conseiller a expliqué à mon Bureau que pendant cette discussion, le Comité avait fait part de ses attentes générales concernant les mesures de sécurité à prévoir dans le plan, y compris les modifications physiques à apporter à l’immeuble et les changements dans le personnel. Il a aussi précisé que le Comité avait identifié les endroits dans l’immeuble administratif où la sécurité des conseillers pourrait être menacée. En outre, une membre du personnel a rapporté à mon Bureau que le Comité avait parlé des manifestations qui se déroulaient à l’extérieur de l’immeuble administratif pendant cette réunion, et que cela avait mené à une discussion sur les procédures et protocoles de sécurité existants du Conseil scolaire.
84 De plus, pendant la période de questions des conseillers, le Comité a discuté du processus à suivre pour dresser un plan de sécurité et de la question de savoir si le Conseil scolaire avait sollicité un avis juridique concernant la fermeture de la tribune du public.
85 Par conséquent, les discussions du Comité sur la limitation de la présence en personne aux réunions qui ont eu lieu lors de la présentation du rapport de la présidente et pendant la période de questions des conseillers, ainsi que ses discussions sur les affaires découlant du procès-verbal de la séance à huis clos du 6 juin 2023, entrent dans l’exception relative à la sécurité des biens du Conseil. Ces discussions portaient sur des problèmes de sécurité et sur la protection de la sécurité publique dans la salle du conseil de l’immeuble administratif.
Avis
86 Les discussions à huis clos tenues les 6 et 20 juin 2023 par le Comité plénier du Greater Essex County District School Board sur la limitation de la participation en personne aux réunions relèvent des exceptions relatives aux réunions publiques de la Loi sur l’éducation.
87 Mon enquête me permet de conclure que le Greater Essex County District School Board a limité la participation en personne aux réunions de façon temporaire pour des raisons de sécurité. Après avoir mis en place un plan de sécurité, le Conseil scolaire a de nouveau permis aux gens d’assister à ses réunions en personne. Je salue les mesures prises par le Conseil scolaire pour permettre de nouveau la participation en personne à ses réunions, comme l’exige le paragraphe 6(1) du Règlement de l’Ontario 463/97 (Réunions électroniques et présence aux réunions).
Rapport
88 Le Conseil scolaire a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter pour mon Bureau. Le présent rapport définitif a été rédigé à la lumière de tous les commentaires reçus.
89 La présidente du Conseil d’administration scolaire a confirmé que mon rapport serait inclus dans la correspondance lors d’une prochaine réunion du Conseil d’administration. D’ici là, il sera aussi publié sur mon site Web au www.ombudsman.on.ca.
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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
[1] L.R.O. 1990, chap. E.2.
[2] L.O. 2001, chap. 25.
[3] Dans la version française du présent rapport, le terme « conseiller » est utilisé au masculin par défaut et ne désigne pas le genre des conseillères et conseillers interviewés.
[4] Mon Bureau n’a pas rencontré les élèves conseiller(ère)s du Conseil d’administration. Selon le paragraphe 55(2) de la Loi sur l’éducation, un(e) élève conseiller(ère) n’est pas un(e) « membre » d’un conseil scolaire de district ou d’une administration scolaire.
[5] Jason Viau, « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletTension continues in Windsor-Essex schools over policies around gender identity », CBC News (15 juin 2023), en ligne (en anglais seulement).
[6] Greater Essex County District School Board, « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletGender identity and Expression – Student Records », (22 juin 2021), en ligne (en anglais seulement).
[7] « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletSafety concerns’ prompt Windsor-Essex school board to close public gallery », CBC News (16 juin 2023), en ligne (en anglais seulement).
[8] L.R.O. 1990, chap. O.1.
[9] Commission ontarienne des droits de la personne, « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletDéclaration de la CODP au sujet des obligations des représentants du secteur de l’éducation en vertu du Code » (16 février 2023), en ligne.
[10] Conseil ontarien des directions de l’éducation, « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletDéfendre les droits de la personne et rétablir la courtoisie dans le discours public » (6 juin 2023), en ligne.
[11] Dave Waddell et Brian MacLeod, « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletSchool board meetings open to public again, after two trustees received death threats », CBC News (13 septembre 2023), en ligne (en anglais seulement).
[12] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletUnited Food and Commercial Workers Canada, Local 175 v. Hazel Farmer, 2020 CanLII 104942 (ON LRB), para 36, en ligne (en anglais seulement).
[13] Ibid.
[14] Paragraphes 207(1) à (2.1).
[15] Le Règlement précise que l’obligation de présence physique aux réunions ne s’applique pas lorsque toutes les écoles relevant d’un conseil scolaire sont fermées en raison d’un arrêté pris par le(la) ministre de l’Éducation, d’une directive ou d’un ordre donné par un(e) médecin-hygiéniste ou le(la) médecin-hygiéniste en chef, ou d’un décret pris par le(la) lieutenant(e)-gouverneur(e) en conseil (paragraphe 6.1(2) et article 7).
[16] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletRadio Chum 1050 Ltd. et al. v. Board of Education for City of Toronto, 1964 CanLII 609 (ON CA), page 1, en ligne (en anglais seulement).
[17] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur une plainte à propos de réunions tenues par le comité du service des bâtiments de Parry Sound du Near North District School Board les 14 décembre 2022, 12 janvier 2023 et 6 février 2023 (mars 2024), en ligne.
[18] L.R.O. 1990, chap. O.6.
[19] Lettre de l’Ombudsman de l’Ontario au Durham District School Board (29 novembre 2023), en ligne.
[20] Paragraphe 207(2.1).
[21] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletToronto (City) (Re), 2009 CanLII 60399 (ON IPC) [Toronto], à 51, en ligne (en anglais seulement).
[22] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des plaintes à propos de réunions du conseil et du Comité consultatif conjoint sur la police pour la Ville d’Amherstburg en 2017 et 2018, (juin 2018), para 43 [Amherstburg], en ligne. Voir aussi : Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de Port Colborne a tenu des réunions à huis clos illégales le 8 mars 2010, le 27 janvier 2014, et le 8 décembre 2014, (novembre 2015), para 84 [Port Colborne], en ligne.
[23] Amherstburg, supra note 21, para 51.
[24] Port Colborne, supra note 21, para 86.
[25] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletToronto District School Board (Re), 2015 CanLII 51500 (ON IPC), para 24 à 26, en ligne (en anglais seulement).
[26] Ibid., para 32.
[27] Kathleen Saylor, « Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletGender identity policy divides crowds outside Windsor school board's first closed meeting », CBC News (20 juin 2023), en ligne (en anglais seulement).
[28] Toronto, supra note 20, para 51.
[29] Amherstburg, supra note 21, para 43 et Port Colborne, supra note 21, para 84.
[30] Ibid., para 32.